Software-Zertifikate im Rechnungswesen: Auf die Aktualität kommt es an

Diamant SoftwareWarnung vor veralteten Software-Zertifikaten in der Finanzbuchhaltung.
Viele Anwender von ERP-Software nutzen unwissentlich eine Finanzbuchhaltung ohne gültiges Zertifikat.

Darauf weist Rüdiger Müller, Geschäftsführer des Rechnungswesen-Spezialisten Diamant Software hin. Damit sei fraglich, so Müller, ob die eingesetzten Systeme immer den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GdPDU) entsprechen.

Es gibt wohl nur wenige IT-Systeme, bei denen das Bedürfnis nach Sicherheit so hoch ist, wie bei einer Rechnungswesen-Software. Dass diese den rechtlichen Anforderungen entsprechen, lässt sich durch entsprechende Zertifikate oder Testate garantieren, wie sie beispielsweise Wirtschaftfprüfungsgesellschaften ausstellen.

Die Crux: Geprüft wird dabei immer nur ein konkretes Release der Software. “Die Hersteller von ERP-Software haben häufig kein aktuelles Zertifikat für ihr Rechnungswesen. Stattdessen wird auf Testate verwiesen, die für längst überholte Softwarestände erteilt wurden”, erläutert Rüdiger Müller. Getrieben von rechtlichen Anforderungen unterliege aber vor allem das Rechnungswesen einer permanenten Erweiterung.

Alleine in den Jahren seit der Euro-Umstellung mussten beispielsweise die Umsatzsteurvoranmeldung via ELSTER, das IDEA-Format für die Steueraußenprüfung oder das SEPA-Verfahren im Zahlungsverkehr umgesetzt werden. Aktuell ist es vor allem die E-Bilanz, die für einen gehörigen Erneuerungsschub sorgt.

“Gerade bei ERP-Komplettsystemen, wo das Hauptaugenmerk auf anderen Bereichen als der Finanzbuchhaltung liegt, schauen weder Anbieter noch Benutzer hier genauer hin”, weiß der Geschäftsführer. Ein Spezialist wie Diamant Software dagegen, der sich voll und ganz auf die Qualität des Rechnungswesens konzentriert, könne Sicherheit garantieren: “Wir betrachten die ständige Erneuerung der Zertifikate als wichtige Wartungsleistung für unsere Kunden. Unsere Softwareversionen werden deshalb regelmäßig von der KPMG geprüft und testiert. Dadurch haben die Nutzer immer Rechtssicherheit im Rahmen der Revision.” (Quelle: Diamant)

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